Secretária Executiva de Direção Bilíngue

O QUE BUSCAMOS:

Profissional responsável por oferecer suporte administrativo e operacional a três diretoras, assegurando o funcionamento eficiente das rotinas de gestão, comunicação e organização de agendas, reuniões e eventos.

Buscamos uma profissional bilíngue, com perfil dinâmico, organizado e comunicativo, capaz de lidar com múltiplas demandas e diferentes perfis de liderança.

É essencial ter inglês avançado, maturidade profissional, bom julgamento e sensibilidade institucional, atuando com postura profissional, discrição e proatividade em um ambiente educacional inovador e multicultural.

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES:

Gestão de Agendas e Compromissos:

Organização completa das agendas das Diretoras;

Agendamento de reuniões internas e externas, garantindo logística e materiais de apoio.

Atendimento e Comunicação:

Atendimento a demandas das equipes pedagógicas, administrativas e de direção;

Contato direto com parceiros institucionais e fornecedores (inclusive em inglês);

Elaboração e revisão de comunicados e e-mails institucionais em português e inglês.

Eventos e Viagens:

Planejamento e execução de eventos institucionais e internacionais (reservas de hotel, passagens, seguros, roteiros e itinerários);

Organização de reuniões e encontros de equipe, incluindo logística, materiais e cronograma;

Apoio completo às viagens acadêmicas (estudos do meio).

Suporte Administrativo e Operacional:

Criação e controle de planilhas e relatórios (horários de aulas, relatórios de viagens, indicadores de equipe etc.);

Apoio na elaboração e tradução de documentos institucionais;

Agendamento de transportes (táxis, transfers);

Apoio aos processos de ingresso de novos alunos, em conjunto com o setor de admissões.

Apoio ao processo de seletivo das equipes.

Apoio Tecnológico:

Suporte para direção em plataformas virtuais (Zoom, Google Meet, Teams, etc.);

Operação de sistemas Microsoft Office e Google Workspace;

Organização e gestão de documentos digitais e compartilhados.

REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES:

Ensino Superior completo em Administração, Secretariado Executivo, Gestão ou áreas correlatas;

Pós-graduação em áreas afins será considerado diferencial;

Inglês avançado: nível C1 (CAE - Cambridge English);

Experiência em secretariado executivo, preferencialmente em instituições de ensino, ambientes bilíngues ou multinacionais;

Vivência internacional será considerada um diferencial;

Pacote Microsoft Office (principalmente Outlook, Word, Excel e PowerPoint);

Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar, Meet);

Capacidade de elaboração de planilhas, relatórios e apresentações executivas;

Boa redação em português e inglês.

PERFIL DESEJADO:

Organização e Planejamento: capacidade de gerenciar múltiplas agendas e demandas simultâneas.

Senso de Urgência e Priorização: habilidade para identificar o que é crítico e agir de forma rápida e precisa.

Comunicação Eficaz: clareza, diplomacia e assertividade ao lidar com diretores, equipes e famílias.

Pensamento Analítico e Lógico: agilidade para resolver problemas e antecipar necessidades.

Postura Profissional: manter confidencialidade e postura profissional em todos os contextos.

Proatividade e Autonomia: iniciativa para solucionar demandas e otimizar processos.

Flexibilidade e Adaptabilidade: lidar com imprevistos e mudanças de prioridade com equilíbrio.

Trabalho em Equipe: colaboração constante com diferentes áreas e perfis de liderança.

CARGA HORÁRIA:

Ter disponibilidade para dedicação de 44H por semana.

Local de Trabalho: Zonal Sul, Moema.